Privacyverklaring
Versie 1 – 23 oktober 2026
1. Wie zijn wij?
Deze privacyverklaring geldt voor de website www.electuscorporation.com en de formulieren en enquêtes op deze website. De verwerkingsverantwoordelijke is:
- Electus Corporation BV (hierna "Electus", "wij" of "ons")
- Grote Baan 223, 9250 Waasmunster, België
- Ondernemingsnummer (KBO): 0769.958.878
- E-mail voor privacyvragen: info@electuscorporation.com
In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, hoelang, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. "Persoonsgegevens" zijn alle gegevens over een persoon die je kan identificeren, zoals een naam, een e-mailadres of een IP-adres. Op deze verwerking zijn de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, in het Engels GDPR) en de Belgische privacywetgeving van toepassing.
We vragen nooit bewust gevoelige gegevens (zoals gegevens over gezondheid, religie of politieke voorkeur). Zet zulke gegevens ook niet in een formulier of e-mail.
2. Welke gegevens verwerken we en waarvoor?
| Waar | Welke gegevens | Waarvoor |
|---|---|---|
| Maintenance Healthscan – Quickscan (online vragenlijst) | Je antwoorden en je score, naam, e-mailadres, bedrijf, gsm-nummer (optioneel) en je contactvoorkeur. | Je resultaat en adviezen bezorgen en, als je dat vraagt, contact met je opnemen over je resultaat. |
| Full Scan aanvragen (formulier) | Naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, locatie/site, aantal lijnen/assets, gewenste periode en je bericht. | Je aanvraag voor een Full Scan behandelen, met je contact opnemen en de scan voorbereiden en plannen. |
| Maintelect beta-inschrijving (formulier) | Naam, bedrijf, functie, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel) en aantal assets/techniekers (optioneel). | Je contacteren over de beta van Maintelect, onze onderhoudssoftware. |
| Contactformulier | Naam, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijf, onderwerp en je vraag. | Je vraag beantwoorden. |
| Websitebezoek | Technische gegevens die je browser automatisch doorstuurt (zoals IP-adres, browsertype, datum en tijd, bezochte pagina's). Functionele cookies voor je taalkeuze (frontend_lang) en je sessie (session_id). | De website laten werken en beveiligen. Bezoekstatistieken zonder cookies via Plausible Analytics, aangeboden en gehost door Odoo SA (zie hieronder). |
| Live chat | De naam die je opgeeft, je bericht, het tijdstip en (automatisch afgeleid) je land, taal en tijdzone. Cookie dgid om je chatsessie te herkennen. | Je vraag in de live chat beantwoorden. |
Moet je ons gegevens geven? De verplichte velden in een formulier (zoals naam, bedrijf en e-mailadres) hebben we nodig om je aanvraag te behandelen. Zonder die gegevens kunnen we je niet contacteren. De andere velden zijn optioneel.
Technische gegevens. Als je onze website bezoekt, verwerkt onze hostingpartner Odoo SA automatisch technische gegevens zoals je IP-adres, browsertype, de bezochte pagina en het tijdstip. Dat is nodig om de website te tonen en te beveiligen (gerechtvaardigd belang, art. 6.1.f AVG).
Statistieken zonder cookies. Voor algemene bezoekersstatistieken gebruiken we Plausible Analytics, aangeboden en gehost door onze websiteprovider Odoo SA als verwerker. Plausible plaatst geen cookies; we krijgen alleen geanonimiseerde, totale cijfers (zoals het aantal bezoeken per pagina). Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om onze website te verbeteren (art. 6.1.f AVG).
Cookies. We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de website te laten werken of om een functie te leveren die je zelf vraagt. Daarvoor is geen toestemming nodig. We gebruiken geen advertentiecookies en geen cookies van Google Analytics. Het gaat om: frontend_lang (je taalkeuze, tot 1 jaar), session_id (je sessie, tot 7 dagen) en dgid (je chatsessie in de live chat, 365 dagen; wordt pas gezet als je zelf een chat start).
Live chat. Als je zelf een chatgesprek start, bewaren we de naam die je opgeeft, je bericht, het tijdstip, en (automatisch afgeleid) je land, taal en tijdzone, om je vraag te beantwoorden (art. 6.1.b AVG: stappen op jouw verzoek, of art. 6.1.f AVG). Daarbij wordt de cookie dgid geplaatst die je chatsessie herkent. We bewaren chatgesprekken tot 12 maanden na het laatste contact, tenzij het gesprek leidt tot een offerte of klantrelatie; dan geldt de bewaartermijn van dat dossier. Deel in de chat geen gevoelige gegevens.
Lettertypes. We laden lettertypes vanaf onze eigen website, er gaan geen gegevens naar Google.
3. Op welke rechtsgrond?
We mogen persoonsgegevens alleen verwerken als we daar een wettelijke grond voor hebben (artikel 6 AVG).
| Doel | Rechtsgrond (art. 6.1 AVG) |
|---|---|
| Je Quickscan-resultaat bezorgen en, op jouw vraag, contact opnemen | Stappen op jouw verzoek (art. 6.1.b) of ons gerechtvaardigd belang om je vraag op te volgen (art. 6.1.f). |
| Je Full Scan-aanvraag behandelen en eventueel een overeenkomst voorbereiden | Stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst (art. 6.1.b). Vraag je dit aan als contactpersoon van een bedrijf, dan steunen we op ons gerechtvaardigd belang om de aanvraag van dat bedrijf op te volgen (art. 6.1.f). |
| Je contacteren over de Maintelect-beta | Stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst (art. 6.1.b), of ons gerechtvaardigd belang om de aanvraag van je bedrijf op te volgen (art. 6.1.f). |
| Je vraag via het contactformulier beantwoorden | Ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden (art. 6.1.f), of stappen vóór een overeenkomst (art. 6.1.b). |
| Je vraag via de live chat beantwoorden | Stappen op jouw verzoek (art. 6.1.b) of ons gerechtvaardigd belang om je vraag op te volgen (art. 6.1.f). |
| Bezoekstatistieken zonder cookies (Plausible) | Ons gerechtvaardigd belang om onze website te verbeteren (art. 6.1.f). |
| De website laten werken en beveiligen | Ons gerechtvaardigd belang: een veilige en werkende website (art. 6.1.f). |
| Onze rechten verdedigen bij een geschil | Ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f). |
Steunen we op ons gerechtvaardigd belang, dan kan je daartegen altijd bezwaar maken (zie punt 7).
4. Met wie delen we je gegevens?
We delen je gegevens alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven.
- Odoo SA (Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière, België; BE0477472701) host onze website, formulieren, enquêtes, ons CRM, onze facturatie, de live chat en onze websitestatistieken (Plausible) op Odoo Online. Odoo treedt op als verwerker op basis van de verwerkersbepalingen in de Odoo Subscription Agreement. Odoo host onze database en bewaart de back-ups uitsluitend in de EU. Voor het inscannen en digitaliseren van facturen en andere documenten (OCR) gebruiken we een dienst van Odoo; daarbij kunnen die documenten buiten de EER verwerkt worden, met standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als waarborg. Personeel van Odoo buiten de EER kan in beperkte gevallen toegang hebben tot onze gegevens (bv. voor ondersteuning), eveneens met standaardcontractbepalingen als waarborg. Odoo schakelt zelf subverwerkers in (o.a. OVH, Google Cloud EMEA, Scaleway); de actuele lijst staat op www.odoo.com/privacy.
- Microsoft (Microsoft 365) levert onze e-mail en kantoorsoftware als verwerker, onder het Microsoft Products and Services Data Protection Addendum. Onze gegevens worden opgeslagen in de EU (België), en onze omgeving valt onder de EU Data Boundary van Microsoft. In beperkte gevallen (bv. beveiliging, technische ondersteuning) kan Microsoft gegevens buiten de EU verwerken of vanop afstand raadplegen; die doorgiftes zijn beschermd met standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en Microsoft Corporation is bovendien gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework.
- Onze externe boekhouder, Moore Finance & Tax BV (Esplanade 1 bus 96, 1020 Brussel, btw BE0451657041; kantoor Zelzate), ontvangt facturatie- en boekhoudgegevens (zoals naam, contactgegevens en factuurgegevens van klanten en leveranciers) om onze boekhouding te voeren en onze fiscale en wettelijke verplichtingen na te komen. Voor zijn eigen wettelijke en beroepsverplichtingen treedt de boekhouder op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke; voor taken die hij uitsluitend in onze opdracht uitvoert, als verwerker.
We geven gegevens ook door als de wet dat verplicht (bijvoorbeeld aan de belastingdienst of op bevel van een rechter) en aan onze advocaten of adviseurs als dat nodig is om onze rechten te verdedigen.
Geen verkoop, geen advertenties. We verkopen geen persoonsgegevens en delen je gegevens niet met adverteerders.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER). We bewaren je gegevens in de EU. Onze dienstverleners Odoo en Microsoft kunnen in beperkte gevallen gegevens buiten de EER verwerken of vanop afstand raadplegen, bijvoorbeeld voor technische ondersteuning of beveiliging. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bv. voor de VS, voor bedrijven die gecertificeerd zijn onder het EU-U.S. Data Privacy Framework) of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Je kan een kopie van die waarborgen opvragen via info@electuscorporation.com.
5. Hoelang bewaren we je gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Quickscan: je antwoorden en contactgegevens | Maximaal 24 maanden. |
| Full Scan-aanvragen zonder verder vervolg | 12 maanden na het laatste contact. |
| Maintelect beta-inschrijvingen zonder verder vervolg | 12 maanden na het laatste contact. |
| Vragen via het contactformulier (zonder klantrelatie) | 12 maanden na het laatste contact. |
| Live chat-gesprekken (zonder offerte of klantrelatie) | 12 maanden na het laatste contact. |
| Gegevens van klanten, contracten en facturen | 7 jaar na het einde van het boekjaar (wettelijke boekhoudplicht). |
| Cookies | frontend_lang: tot 1 jaar. session_id: tot 7 dagen. dgid (live chat): 365 dagen, pas gezet als je een chat start. |
6. Hoe beveiligen we je gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en toegang door onbevoegden. Toegang tot onze systemen gebeurt met persoonlijke logins en tweestapsverificatie, en enkel voor medewerkers die de gegevens nodig hebben. Onze diensten draaien bij gecertificeerde dienstverleners met versleutelde verbindingen (https).
Gebeurt er toch een datalek, dan handelen we zoals de wet het vraagt: we melden het waar nodig aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en aan de betrokkenen.
7. Welke rechten heb je?
- Inzage: je mag weten welke gegevens we over jou hebben, waarvoor we ze gebruiken en aan wie we ze geven, en je krijgt een kopie.
- Verbetering: zijn je gegevens fout of onvolledig, dan passen we ze aan.
- Wissen: je kan vragen je gegevens te verwijderen, tenzij we ze nog moeten bewaren (bijvoorbeeld voor de boekhouding).
- Beperking: je kan vragen dat we je gegevens tijdelijk niet gebruiken, bijvoorbeeld zolang we onderzoeken of ze juist zijn.
- Overdraagbaarheid: gegevens die je ons zelf gaf op basis van toestemming of een overeenkomst, krijg je in een gangbaar digitaal formaat.
- Bezwaar: verwerken we je gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, dan kan je daartegen bezwaar maken.
- Toestemming intrekken: gaf je toestemming, dan kan je die altijd intrekken. Wat we vóór de intrekking deden, blijft geldig.
Hoe? Stuur een e-mail naar info@electuscorporation.com. We antwoorden binnen één maand. Bij complexe of veel verzoeken kan die termijn met twee maanden verlengd worden; dan laten we je dat binnen de eerste maand weten. Als we twijfelen aan je identiteit, kunnen we je vragen om die aan te tonen. Je verzoek is gratis.
8. Geautomatiseerde besluiten
De Quickscan berekent automatisch een score en adviezen op basis van je antwoorden. We nemen op basis daarvan geen beslissingen over jou die uitsluitend geautomatiseerd zijn en rechtsgevolgen hebben of je op een vergelijkbare manier aanzienlijk treffen (artikel 22 AVG).
9. Klacht?
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via info@electuscorporation.com; dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder:
- Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
- Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
- contact@apd-gba.be
- www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
10. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe dienstverlener inschakelen of als de wet verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina, met de datum bovenaan.